折り返し電話はなんて言うのが正解？電話応対コストの削減方法も紹介

「折り返し電話」とは、一度かかってきた電話に出られなかった際に、こちらからかけ直す行為のことを指します。電話をくれた相手に対して「着信に気づいていますよ」という意思表示であり、コミュニケーションを繋ぐための重要なアクションです。

特にビジネスの世界では、迅速かつ丁寧な折り返し電話が、相手との信頼関係を築く上で欠かせない要素となります。

企業にとって、顧客や取引先からの電話は新たな取引や信頼構築につながる大切な接点です。もし電話に出られなかった場合、すぐに折り返さなければ、次のようなリスクが発生するおそれがあります。

• 顧客が競合他社へ流れ、売上の機会を失う
• 「連絡がつきにくい」「対応が遅い」といった印象を持たれ、満足度が下がる
• 対応への不満が口コミで広がり、企業の評価に悪影響を与える
  

1本の電話であっても、その対応次第で相手の印象が大きく変わることがあります。相手に不安を与えないためにも、早めに、そして丁寧に折り返す姿勢が求められます。

折り返し電話の第一声は、状況や相手によって使い分けるのがマナーです。

ここからは、具体的なシーン別に、そのまま使える会話例文と押さえておくべきポイントを紹介します。

ビジネスシーンでの折り返し電話は、特に丁寧な対応が求められます。会社の代表として電話しているという意識を持ち、誠実な姿勢を伝えましょう。

【基本マナー】

• まず自分の会社名と氏名を名乗る
• 着信があったことと、折り返しが遅くなったお詫びを伝える
• 相手の都合を確認する

【会話例文：担当者名がわかる場合】

自分：「お世話になっております。株式会社〇〇の田中です。先ほど、△△様のお電話番号からお着物がありましたので、折り返しご連絡いたしました。」

相手：「はい、△△です。」

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」

【会話例文：担当者名がわからない場合】

自分：「お世話になっております。株式会社〇〇の田中と申します。先ほど、お電話をいただいたようでしたので、折り返しご連絡いたしました。ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」

アルバイトの応募先や面接担当者への折り返し電話は、あなたの第一印象を決定づける重要な機会です。ハキハキと明るい声で、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

【基本マナー】

• 最初に自分の氏名を名乗る
• 何の件で電話したかを明確に伝える（例：「〇〇の求人に応募した者です」）
• 担当者が不在の場合は、改めてかけ直す旨を伝える

【会話例文】

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇（求人媒体名）を見てアルバイトに応募いたしました、田中と申します。先ほど、ご担当の佐藤様からお電話をいただいたようでしたので、折り返しご連絡いたしました。佐藤様はいらっしゃいますでしょうか？」

相手：「はい、代わりますので少々お待ちください。」

（担当者に代わったら）

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、アルバイトに応募いたしました田中です。先ほどはお電話に出ることができず、大変申し訳ございませんでした。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」

病院への折り返し電話は、予約の確認や検査結果の連絡など、重要な内容であることが多いです。なお、手元に診察券を準備してから電話をかけるとスムーズです。

【基本マナー】

• フルネームで自分の名前を伝える
• 診察券番号がわかる場合は伝える
• 着信があった旨と用件を簡潔に話す

【会話例文】

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、本日〇時ごろにお電話をいただきました、田中花子（フルネームを伝える）と申します。（診察券番号がわかる場合は「診察券番号は12345です」と付け加える）ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」

レストランや美容院などのお店への折り返し電話は、予約に関する内容が多いでしょう。用件を簡潔に伝えられるように準備しておきましょう。

【基本マナー】

• 自分の名前を名乗る
• 予約した日時や内容を伝える
• 着信があった旨を伝える

【会話例文】

自分：「もしもし、わたくし、田中と申します。先ほどお電話をいただいたようなので、折り返しご連絡いたしました。明日の18時に予約している件でしょうか？」

就職活動における折り返し電話は、ビジネスマナーをアピールする絶好の機会です。言葉遣いや話すスピードに注意し、落ち着いて対応しましょう。

【基本マナー】

• 大学名、学部名、氏名を最初に伝える
• 丁寧語・謙譲語を正しく使う
• 相手が聞き取りやすいように、ハキハキと話す

【会話例文】

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇大学〇〇学部の田中太郎と申します。先ほど、人事部の佐藤様からお電話をいただいたようでしたので、折り返しご連絡いたしました。佐藤様はいらっしゃいますでしょうか？」

相手：「はい、佐藤ですね。少々お待ちください。」

（担当者に代わったら）

自分：「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の田中太郎です。先ほどはお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。ただいま、5分ほどお時間よろしいでしょうか？」

顧客との信頼関係を築くためには、折り返し電話の内容や対応の仕方が大きな意味を持ちます。ここでは、企業の担当者が相手に安心感を与えるために意識しておきたい7つのポイントを紹介します。

相手が留守番電話にメッセージを残していた場合は、折り返す前に必ず内容を確認しましょう。用件や名前、連絡先をあらかじめ把握しておけば、話の流れをつかみやすくなり、やり取りもスムーズに進みます。

メッセージを聞かずに電話をかけ直すと、相手に「話をきちんと聞いていない」と受け取られるおそれがあるため、注意が必要です。

電話をかける前に、必ず手元にメモとペンを用意しましょう。相手の話を聞きながら重要なポイントを書き留めることで、聞き間違いや確認漏れを防げます。特に、日時や金額、担当者名などの固有名詞は、復唱しながら正確にメモすることが大切です。

電話対応の基本は「スピード」です。不在着信に気づいたら、できるだけ早く折り返しましょう。理想は5分以内、遅くともその日のうちには連絡するのがマナーです。迅速な対応は、相手に「大切にされている」という安心感を与え、顧客満足度の向上に直結します。

いくら早く折り返すのがマナーとはいえ、相手の都合を考えない時間帯にかけるのはNGです。

• 企業の始業直後（9:00〜10:00頃）：朝礼やメールチェックで忙しいことが多い
• お昼休み（12:00〜13:00頃）：休憩中のため避けるのが無難
• 終業間際（17:00以降）：退勤準備で慌ただしい可能性がある

相手が企業の担当者であれば、上記以外の時間帯にかけるのが望ましいです。もし相手が個人であれば、早朝や深夜の連絡は避けたほうが良いでしょう。

電話をかける際は、周囲の雑音が入らない静かな場所を選びましょう。騒がしい場所からの電話は、相手に声が聞き取りづらいだけでなく、「ぞんざいに扱われている」という不快感を与えかねません。また、電波状況が良いことも事前に確認しておくと、会話が途切れる心配もないでしょう。

折り返し電話の第一声では、「お電話に出られず申し訳ございませんでした」「お待たせいたしました」といった、お詫びや気遣いの言葉を添えましょう。この一言があるだけで、相手の心証は大きく変わります。電話に出てくれなかったことへの不満を和らげ、円滑なコミュニケーションのきっかけになるはずです。

電話では顔が見えない分、声のトーンが非常に重要です。少し口角を上げて笑顔を作ることを意識するだけで、声は自然と明るく、ポジティブな響きになります。ぼそぼそと話すのではなく、相手が聞き取りやすいようにハキハキと明瞭に話すことを心がけましょう。

丁寧に準備をして折り返し電話をかけても、相手がすぐに出てくれるとは限りません。そんな時の対処法を知っておけば、焦らずスマートに対応できます。

一度かけて相手が出なかった場合は、少し時間を空けてからもう一度連絡しましょう。間を置かずに何度も続けて電話をかけると、相手に焦らせるような印象を与えるおそれがあります。

目安としては、10分から30分ほど時間を空けてから再度かけ直すと、相手の状況も変わっている可能性があります。それでもつながらない場合は、たとえば午前中にかけたあとに午後にかけ直すなど、時間帯を変えて試す方法もあります。ビジネスの場では、1日に2〜3回までを上限とし、しつこくならないよう注意しましょう。

相手が出ずに留守番電話に繋がった場合は、必ずメッセージを残すのがマナーです。無言で切ってしまうと、誰からの着信かわからず、相手に不安を与えてしまいます。

【留守電メッセージの例文】

「お世話になっております。株式会社〇〇の田中です。先ほどお電話をいただきましたので、折り返しご連絡いたしました。また後ほど、改めさせていただきます。失礼いたします。」

このように、「①名乗り＋②折り返しである旨＋③再度かけ直す旨」を簡潔に伝えましょう。自分の連絡先や、連絡がつきやすい時間帯を付け加えるのも親切です。

電話には出てくれたものの、相手が「今、ちょっと手が離せなくて…」という状況だった場合は、すぐに電話を切るのがマナーです。

【都合が悪かったときの会話例文】

相手：「すみません、今ちょっと会議中なんです。」

自分：「大変失礼いたしました。それでは、後ほど改めてもよろしいでしょうか。何時頃でしたらご都合よろしいでしょうか？」

相手：「15時過ぎなら大丈夫です。」

自分：「かしこまりました。では、15時過ぎに改めてお電話いたします。お忙しいところ、ありがとうございました。」

このように、相手の状況を気遣い、都合の良い時間を確認してかけ直す旨を伝えましょう。

ここまで折り返し電話の重要性やマナーについて解説してきましたが、企業にとっては、これらの電話対応が大きな負担になっているケースも少なくありません。

「ひっきりなしにかかってくる電話の対応に追われ、コア業務に集中できない」

「担当者不在時の伝言ゲームでミスが発生してしまう」

「電話対応のためだけに残業が発生している」

こうした課題は、電話対応の「コスト」と言い換えられます。このコストには、人件費だけでなく、機会損失や生産性の低下といった目に見えないコストも含まれています。

このような企業の電話対応に関する課題を解決し、コストを削減する有効な手段として注目されているのが「IVR（Interactive Voice Response：自動音声応答システム）」です。

IVRとは、顧客からの電話に自動音声で応答し、プッシュ操作によって用件に応じた適切な窓口に振り分けたり、定型的な質問に自動で回答したりするシステムのことです。

IVRを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

・24時間365日の自動対応：営業時間外や休日でも電話を受け付け、機会損失を防ぐ

• 業務効率化：簡単な問い合わせは自動化し、オペレーターは複雑な対応に集中できる
• 人件費の削減：電話対応に必要な人員を最適化できる
• 顧客満足度の向上：待ち時間を減らし、スムーズに目的の担当者へ繋げられる

これまで人間が行っていた一次対応や、簡単な折り返し連絡の受付などをIVRに任せることで、企業は電話対応にかかる様々なコストを大幅に削減することができます。

数あるIVR対応システムの中でも、特におすすめしたいのが株式会社アライブネットの「Voiper Call」です。インバウンド（受信）とアウトバウンド（発信）の両業務を一元管理でき、企業の電話応対を劇的に効率化します。

「Voiper Call」を導入することで、以下のような多くのメリットが期待できます。

• 業務効率を最大化する機能群
  IVR（自動音声応答）はもちろん、オペレーターの通話状況をリアルタイムで確認し、ささやき声で指示を出せる「ウィスパー機能」など、管理と教育に役立つ機能が豊富に揃っています。

• 圧倒的なコストパフォーマンス
  オンプレミス型（自社設置型）のシステムと比較して、初期費用を最大90%も削減可能です。低コストで高機能なコールセンターシステムを構築できます。

• スピーディーな導入
  クラウド型サービスのため、インターネット環境さえあれば5席程度の小規模からでもすぐに稼働させられる手軽さが魅力です。

• 安心のサポート体制
  専門のスタッフによるサポートが受けられるため、システムの利用が初めての企業でも安心して導入・運用が可能です。

「Voiper Call」は、料金体系の分かりやすさも大きな魅力です。

基本料金（1ブースあたり）

• 初期費用: 6,000円（税抜）
• 月額費用: 6,000円（税抜）

オプション料金（1ブースあたり）

• プレディクティブダイヤリング: 1,500円（税抜）
• 受付機能（着信/外線転送）: 1,500円（税抜）

※別途、通話料がかかります。

「Voiper Call」の詳しい機能や費用については、以下のサービスページをご覧ください。

＞＞イン・アウト両対応のCTI「Voiper Call」｜株式会社アライブネット

今回は、折り返し電話の正しい言い方やマナー、そして企業の電話対応を効率化するIVRについて詳しく解説してきました。

個人にとっては、正しいマナーで折り返し電話をすることが、相手との良好な関係を築く第一歩です。企業にとっては、折り返し電話をはじめとする電話対応の効率化が、コスト削減や生産性向上、ひいてはビジネス全体の成長に繋がる重要な鍵となります。

「Voiper Call」のようなCTI・IVRツールを活用し、電話業務の効率化をはじめてみませんか？電話業務の効率化、コストカットを本気でお考えの企業担当者様は、アライブネットまでお気軽にお問い合わせください。

＞＞お問い合わせ｜株式会社アライブネット