中小企業におけるクラウドPBX導入のメリット・デメリットとは？
ポスト
Facebook
LINE
「会社の電話業務を効率化したいが、コストは抑えたい」、そう考える方にとって、クラウドPBXは有力な選択肢です。
ただし、自社に本当に適しているか判断しづらいと感じる場合もあるでしょう。
本記事では、クラウドPBXの基本から、中小企業が導入する際のメリット・デメリット、失敗を防ぐ選び方までを詳しく解説します。
読み進めれば、自社にクラウドPBXが必要かどうかを見極めやすくなり、導入に向けた具体的な準備も進められます。ぜひ参考にしてください。
PBXとは？
PBXとは「Private Branch Exchange」の略で、日本語では「構内交換機」と訳されます。簡単にいうと、企業内に設置される電話交換システムのことです。
PBXを設置すると、オフィス内に複数の電話機があっても、限られた電話回線で外線と内線の発着信をコントロールできます。
例えば、外線からの着信を特定の部署の内線電話へつないだり、社員同士が内線番号で無料通話したりできるのは、このPBXの働きによるものです。
中小企業で注目されているクラウドPBX
近年、多くの中小企業で導入が進んでいるのが「クラウドPBX」です。従来のPBXが物理的な機器をオフィスに設置する必要があったのに対し、クラウドPBXは、その名の通りPBXの機能をクラウド上のサーバー経由で提供します。
物理的な装置が不要になるため、コストや運用面で大きなメリットがあり、特にリソースが限られる中小企業にとって最適な選択肢として注目を集めています。
クラウドPBXの特徴
クラウドPBXの最大の特徴は、インターネット回線を利用して電話機能を実現する点にあります。オフィスにPBX装置を設置する必要がなく、ベンダーがクラウド上に構築したPBXの機能にインターネット経由でアクセスして利用します。
そのため、パソコンやスマートフォンに専用のアプリをインストールするだけで、固定電話機がなくても会社の代表番号で発着信が可能です。
場所に縛られずに電話業務を行えるため、テレワークや複数の拠点をもつ企業にとって、非常に親和性の高いシステムといえます。
従来のビジネスフォンとの違い
クラウドPBXと従来のビジネスフォン（オンプレミス型PBX）は、多くの点で異なります。最も大きな違いは、PBX装置を自社内に設置するか、クラウド上で利用するかにあります。
両者の違いを以下にまとめました。
【クラウドPBXと従来型ビジネスフォンの比較】
PBX装置
- クラウドPBX：不要です。PBX機能はクラウド上で提供されます。
- 従来型のビジネスフォン：必要です。オフィスにPBX装置を設置する必要があります。
利用回線
- クラウドPBX：インターネット回線を利用します。
- 従来型のビジネスフォン：電話回線を利用します。
初期費用
- クラウドPBX：低いです。工事や機器購入が不要なため、導入コストを抑えられます。
- 従来型のビジネスフォン：高いです。工事や機器購入などが必要になります。
保守・管理
- クラウドPBX：ベンダー（提供会社）が行います。自社での保守管理の手間が省けます。
- 従来型のビジネスフォン：自社で行う必要があります。
拡張性
- クラウドPBX：非常に柔軟です。契約変更で回線の増減が簡単にできます。
- 従来型のビジネスフォン：手間がかかります。回線の追加や削減には工事や設定が必要です。
テレワーク対応
- クラウドPBX：容易です。場所を問わず電話業務が可能なため、テレワークに最適です。
- 従来型のビジネスフォン：困難な場合があります。専用機器が必要になることが多く、テレワークでの利用には課題があります。
このように、クラウドPBXは初期費用や管理の手間を抑えつつ、働き方の変化にも柔軟に対応できる点が大きな違いです。
中小企業におけるクラウドPBX導入の6つのメリット
クラウドPBXの導入は、多くの中小企業に以下のメリットをもたらします。
- 工事が不要
- コスト削減できる
- インターネット回線があれば利用できる
- スマートフォンの内線化が可能
- 企業の組織拡大・移転にも対応できる
- ユーザー数の増減に柔軟に対応できる
それぞれのメリットについて以下で解説します。
工事が不要
クラウドPBXは、オフィス内に物理的なPBX装置や特別な電話配線を設置する必要がありません。インターネット環境さえあれば利用を始められるため、従来型のビジネスフォンで必要だった大規模な設置工事が不要になります。
そのため、導入までの期間を大幅に短縮でき、スムーズに新しい電話環境を構築できます。
また、工事が不要なため、休日や夜間に立ち会うといった担当者の負担もありません。
コスト削減できる
クラウドPBXは、コスト削減の面で大きなメリットがあります。
具体的には、以下のコストを削減できます。
- 初期費用：PBX装置の購入費用や設置工事費がかからないため、導入時のコストを大幅に抑えることが可能です。
- 運用・保守費用：機器のメンテナンスや管理はすべてベンダーが行うため、自社で保守担当者を置いたり、専門業者と保守契約を結んだりする必要がありません。
- 通話料：クラウドPBXを利用する社員間の通話は、内線扱いとなり無料で利用できます。また、拠点間の通話も内線化できるため、通話コストの削減も可能です。
これらの点から、トータルで見たときに電話にかかるコストを大きく圧縮できます。
インターネット回線があれば利用できる
クラウドPBXは、インターネット回線を通じてサービスが提供されます。
そのため、インターネットに接続できる環境であれば、場所を問わずに会社の電話が利用可能です。
例えば、自宅や外出先のサテライトオフィスからでも、個人のスマートフォンやPCを使って会社の代表番号で電話をかけたり受けたりできます。
近年急速に普及したテレワークとの相性が非常によく、従業員がどこにいてもオフィスと同じように電話業務を行える環境を実現可能です。
顧客や取引先からの電話を取りこぼす心配もなく、事業の機会損失を防げます。
スマートフォンの内線化が可能
クラウドPBXを導入すると、従業員のスマートフォンを内線電話として活用できます。専用のアプリをスマートフォンにインストールするだけで、その端末が会社の電話網に組み込まれ、内線端末として機能します。
これにより、従業員は社外にいても、自分のスマートフォンから内線で他の社員と無料で通話したり、会社の代表番号で取引先に発信したりできます。
業務用端末を別途用意する必要がなくなり、BYOD（私物端末の業務利用）を推進すれば、端末購入のコスト削減にもつながります。
企業の組織拡大・移転にも対応できる
企業の成長に伴うオフィスの拡大や移転の際にも、クラウドPBXは大きな強みを発揮します。
従来型のビジネスフォンでは、オフィスの移転時にPBX装置の移設や大規模な配線工事が必要となり、多くの手間とコストが発生しました。
しかし、クラウドPBXは物理的な装置がないため、移転先でインターネット環境を整えるだけですぐに利用を再開できます。
また、企業の規模が拡大し、拠点が増えた場合でも、新たな工事は不要です。
簡単な設定だけで新しい拠点を既存の電話網に統合し、全社的な内線環境をスムーズに構築できます。
ユーザー数の増減に柔軟に対応できる
中小企業では、事業の状況に応じて従業員数が増減することも少なくありません。クラウドPBXは、ユーザー数の変更に非常に柔軟に対応できます。
管理画面から簡単な手続きを行うだけで、利用するユーザー（ID）の数を増やしたり減らしたりできます。
例えば、繁忙期に短期のオペレーターを増員し、期間が終われば減らすといった運用も簡単です。従来型のビジネスフォンのように、配線工事や物理的な機器の増設を待つ必要はありません。
ビジネスの状況に合わせて、常に最適な規模で電話システムを運用できるため、無駄なコストの発生を防ぎます。
中小企業におけるクラウドPBXの3つのデメリット
中小企業において、クラウドPBXの導入はメリットが多い一方で、以下のデメリットも存在します。
- 通話品質が低下する可能性がある
- 電話番号が引き継げない可能性がある
- セキュリティ対策が必要
それぞれのデメリットについて以下で解説します。
通話品質が低下する可能性がある
クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行います。
そのため、利用しているインターネット回線の状況や速度によって、通話品質が左右される可能性があります。
例えば、社内のネットワークが混雑していたり、Wi-Fiの電波が不安定だったりすると、音声が途切れたり、ノイズが入ったりする可能性もあるでしょう。
安定した通話品質を確保するために、十分な帯域を確保した法人向けの光回線サービスを利用するなど、高品質なインターネット環境を整備することをおすすめします。
電話番号が引き継げない可能性がある
現在利用している会社の電話番号を、クラウドPBXでも引き続き利用したいと考えるのは当然です。
しかし、契約するサービスや現在の電話番号の取得状況によっては、番号の引き継ぎ（ナンバーポータビリティ）ができない場合があります。
特に、NTTのアナログ回線で取得した電話番号以外の場合、引き継ぎが難しいケースが見られます。
導入を検討する際には、自社の電話番号が問題なく引き継げるかどうかを、事前にサービス提供会社へ必ず確認しましょう。
セキュリティ対策が必要
クラウドPBXは、インターネット経由でサービスにアクセスするため、不正アクセスなどのセキュリティリスクに備える必要があります。多くのサービス提供会社は強固なセキュリティ対策を施していますが、利用者側の対策も欠かせません。
例えば、従業員が利用するPCやスマートフォンのウイルス対策はもちろん、IDやパスワードの厳重な管理が求められます。
また、BYODを導入している場合、従業員のスマートフォンが盗難・紛失した際の情報漏洩リスクも考慮しなくてはなりません。
企業によってはBYOD端末利用のルールとして、4桁などの簡単な画面ロックパスワードではなく、8桁のパスワード設定を求める場合もあります。
デバイスの管理ルールを策定し、会社としてのセキュリティポリシーを明確にしておくことが大切です。
クラウドPBXを導入する際の確認すべき4つのポイント
自社に最適なクラウドPBXを導入するためにも、以下のポイントも押さえておきましょう。
- コスト面がいくらかかるか
- 通話品質が安定しているか
- 機能性が必要十分か
- トラブルがあった際のサポート面は万全か
それぞれのポイントについて、以下で詳しく解説します。
コスト面がいくらかかるか
クラウドPBXの料金体系は、主に「初期費用」と「月額料金」で構成されています。初期費用は無料の場合もありますが、月額料金は基本料金に加え、利用するID数やオプション機能に応じて変動します。
料金を比較する際は、表面的な月額料金の安さだけでなく、自社が必要とする機能を含めたトータルのランニングコストで判断するのが重要です。
また、最低利用期間や解約金の有無など、契約条件もしっかりと確認しましょう。
複数のサービスから見積もりを取り、コストパフォーマンスを比較検討してください。
通話品質が安定しているか
ビジネスで利用する電話において、通話品質の安定性は極めて重要です。
クラウドPBXの通話品質は、サービス提供会社の設備や技術力、そして自社のインターネット環境に依存します。導入実績が豊富なサービスや、通話品質の安定性を強みとしてアピールしているサービスを選ぶとよいでしょう。
可能であれば、無料トライアルなどを活用して、実際の利用環境で通話品質をテストすることをおすすめします。
自社の環境で問題なく利用できるか事前に確認しておけば、導入後の「思ったより音質が悪い」といった失敗を防げます。
機能性が必要十分か
クラウドPBXは、サービスによって搭載されている機能が異なります。
基本的な発着信機能に加え、IVR（自動音声応答）や全通話録音、CRM（顧客管理システム）との連携など、便利な機能が数多く存在します。
まずは自社の電話業務において、どのような機能が必要なのかを洗い出しましょう。
そのうえで、必要な機能が標準で搭載されているか、あるいはオプションで追加可能なのかを確認します。多機能なサービスは魅力的ですが、使わない機能のために高い月額料金を払うのは非効率です。
自社の業務内容に合わせて、必要十分な機能を備えたサービスを選びましょう。
トラブルがあった際のサポート面は万全か
電話はビジネスにおける重要なライフラインです。
万が一、システムにトラブルが発生した際に、迅速に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかは非常に重要な選定ポイントになります。
サポートの対応時間（平日のみか、24時間365日か）や、連絡手段（電話、メール、チャットなど）を確認しましょう。
また、導入時の初期設定をサポートしてくれるかどうかも確認しておくと安心です。企業の口コミサイトやレビューなどを参考に、サポートの評判をチェックするのもよい方法です。
安心して長く利用するためにも、信頼できるサポート体制をもつサービス提供会社を選びましょう。
中小企業で電話業務効率化・コスト削減を実現するならアライブネットへご相談を
今回の記事では、中小企業がクラウドPBXを導入するメリット・デメリットや、選び方のポイントについて解説しました。
クラウドPBXはコスト削減や業務効率化に大きく貢献する有効なツールです。
しかし「もっと抜本的に通話コストを削減したい」「電話業務だけでなく、顧客対応全体の質を向上させたい」とお考えのご担当者様もいるでしょう。
そのような高度なニーズにお応えできるのが、アライブネットが提供するサービスです。
アライブネットでは、IP電話サービス「AliveLine」と、クラウド型CTIシステム「Voiper Dial」をご提供しています。
- AliveLine：既存の電話環境はそのままに、通話料を大幅に削減できるIP電話サービスです。
- Voiper Dial：通話録音やIVR、プレディクティブ発信など、電話業務を飛躍的に効率化する豊富な機能を搭載したCTIシステムです。
電話対応業務全般の業務を大幅に効率化しつつ、通話コストの削減も図りたいとお考えのご担当者様は、ぜひ一度アライブネットにご相談ください。
