通話を録音する方法｜スマホアプリやCTIの使い方を解説！

通話を録音する方法は、スマートフォンと固定電話で異なります。ビジネスの現場で本格的に通話録音を活用するには、特に固定電話での録音環境を整えることが重要です。

一方、スマートフォンでは、自動録音機能を備えたアプリを利用することで、通話内容を自動で録音し、音声ファイルとして保存することが可能です。また、電話会社が提供する通話録音サービスを利用する方法もあります。

本項目では、スマートフォンや固定電話を使って通話を録音する主な方法について、わかりやすく解説します。

スマートフォンには主にiPhoneとAndroidの2種類があり、通話録音のしやすさには違いがあります。

Android端末では、通話録音機能が標準で搭載されている機種が多く、また通話録音アプリも豊富に存在するため、比較的簡単に録音が可能です。特別な設定や外部機器を使わずに、通話内容を保存できるケースが多いのが特徴です。

一方、iPhoneではこれまで通話を録音するには、外部通話サービスを利用したり、「PCM録音」などの専用アプリを使ったりする必要があり、手間がかかっていました。しかし、iOS 18では、通話の録音・文字起こし・要約機能が搭載されました。 

顧客対応や大事な会話の記録を正確に残したい場合、こうした最新機能を活用することで、業務の効率化やトラブル回避につなげられます。

固定電話で通話を録音する一般的な方法としては、録音機能を備えた電話機を使用する方法があります。あらかじめ録音機能が搭載されている機種であれば、通話のたびに自動で録音されるため、手間なく内容を保存できます。

もう一つの方法は、外付けの通話録音装置を使うことです。録音したデータは、SDカードやUSBメモリなどにデジタル形式で保存できる機種も多く、後から内容を確認したり共有したりするのに便利です。

ビジネスの現場で通話録音を行う場合、固定電話のほうが仕組みを構築しやすく、安定した運用が可能です。その際に活用したいのが、CTI（Computer Telephony Integration）です、特に「Voiper Dial」などのクラウド型CTIがおすすめです。

クラウド型CTIは、インターネット環境さえあればオフィス内外を問わず利用可能で、初期費用や保守コストを抑えやすいというメリットがあります。通話データはクラウド上に保存されるため、外出先やリモート環境からでも録音データを確認でき、柔軟な業務運用が可能です。

ビジネスの場面で通話を録音することで、以下のようなメリットが考えられます。

通話を録音することで、顧客対応の質を向上させることが可能になります。録音された通話内容を振り返ることで、対応が適切だったかどうか、改善すべき点はどこか、といった振り返りができるため、対応力の強化に直結します。

たとえば、顧客の質問に対する説明が不十分だった場合、後から内容を確認し、より適切な回答や追加のフォローアップを行うことで、顧客の信頼や満足度の向上につなげることができます。また、録音データを活用すれば、顧客の反応やニーズをより正確に把握できるようになります。

多数の問い合わせを受ける場合でも、通話内容を分析することで、よくある質問やクレームの傾向を把握でき、事前に対応マニュアルを整備する、FAQを充実させるといった対策を講じることが可能です。その結果、対応がよりスムーズになり、業務効率の向上にも寄与します。

通話を録音するメリットのひとつに、顧客とのトラブルやクレーム対応をスムーズに行えることが挙げられます。電話対応では、「言った・言わない」といった認識の食い違いから、話が平行線をたどることが少なくありません。こうした水掛け論を避けるためにも、通話内容を録音しておくことで、やり取りの事実を客観的に確認でき、責任の所在を明確にすることが可能になります。

また、コールセンター業務においては、オペレーターの対応次第でクレームが深刻化することもあるため、録音データは非常に有効です。たとえば、顧客が不満を持って問い合わせをしてきた際に、オペレーターが冷たい態度をとったり、話を遮ったりすると、顧客の不満がさらに強まり、状況が悪化するケースもあります。

録音内容を振り返ることで、対応に問題があった箇所を特定し、何が事態を悪化させたのかを客観的に把握できます。これにより、個別の指導や全体的な対応マニュアルの見直し、研修への反映など、継続的な品質改善につなげることが可能です。

通話を録音するメリットのひとつに、社員教育の質を高められることが挙げられます。クレーム対応では、誤った対応が状況を悪化させることもあれば、的確な対応によってスムーズに解決できるケースもあります。録音した通話を活用すれば、実際のやり取りを教材として使用できるため、現場に即した指導が可能となり、サービス品質の向上にもつながります。

また、オペレーター自身にとっても、自分の対応を客観的に振り返る機会となります。対応中は「きちんと説明したつもり」「共感を示したつもり」でも、録音を聞き返すことで実際の対応とのギャップに気づくことができます。

たとえば、オペレーターが顧客の不満に対して解決策を提示したものの、十分な共感を示せていなかったために、顧客が納得していなかったというケースもあります。このような気づきは、応対スキルの改善に直結します。

このように、通話録音は通話品質の向上を図るうえで非常に有効なツールであり、社員のスキルアップやチーム全体のサービス水準の底上げにも貢献します。

通話の録音には多くのメリットがある一方、顧客側からすれば自分の通話が録音されていることに対して不審感を抱いてもおかしくありません。ここでは、通話を録音する際の注意点を紹介します。

通話を録音する際には、録音していることを相手に事前に伝えることが望ましいとされています。

日本国内においては、通話録音自体は違法ではなく、相手の同意がなくても録音そのものが法律違反になるわけではありません。ただし、録音した内容の取り扱いによっては、「個人情報保護法」や「通信の秘密」（電気通信事業法）などに抵触する可能性があります。こうしたリスクを避け、トラブル防止や信頼関係の構築を目的として、通話開始時に録音の旨を明示することが推奨されます。

一方で、海外との通話においては注意が必要です。国によっては、通話録音には通話の両当事者の同意（いわゆる「二者同意制」）が法的に義務付けられている場合があります（例：カリフォルニア州などの米国の一部地域）。そのため、国際的な取引や対応を行う場合には、相手国の法律を事前に確認することが重要です。

なお、録音の目的を「サービス向上のため」などと明確に伝えることで、相手も安心しやすく、スムーズな会話につながります。

スマートフォンで通話を録音する場合、手動で録音を開始する必要があるケースが多く、うっかり録音を忘れてしまうことがあります。特に、突然の着信や緊急の電話対応時には、録音操作を忘れがちになるため注意が必要です。

また、録音アプリを利用する際にも注意点があります。アプリによってはOSのバージョンや機種によって正常に動作しない場合があり、肝心なタイミングで録音が行われていないというトラブルも起こり得ます。

録音した通話データには、個人情報や企業の機密情報が含まれる可能性が高いため、社内で明確な取り扱いルールを定め、慎重に運用することが不可欠です。万が一データが流出した場合、顧客との信頼関係の損失や法的責任に発展する恐れもあるため、適切な管理体制が求められます。

まず、録音データへのアクセス権限を明確に設定し、業務上必要な社員のみに閲覧・再生を許可する仕組みを整えることが重要です。これにより、内部からの情報漏えいリスクも抑えることができます。

さらに、録音データの保存期間や削除方法に関しても、事前に運用ルールを策定しておく必要があります。たとえば、「録音から○日後に自動削除する」などの仕組みを導入すれば、データの長期保管による漏えいリスクを軽減できます。

加えて、個人情報保護法をはじめとする関連法令にも注意し、利用目的に応じた必要最小限の期間でデータを保持し、不要になった情報は速やかにかつ適切に廃棄することが求められます。

ビジネスにおいて通話を録音する際は、以下の3つのポイントを押さえるとよいでしょう。

通話を録音する際には、どのツールを使用するかを慎重に選ぶことが重要です。録音するだけで満足するのではなく、そのデータをいかに業務に活かすかを考えたうえで、自社の業務環境やニーズに合ったツールを選定する必要があります。

たとえば、ビジネスフォンに通話録音機能が搭載されている場合は、比較的簡単に録音が可能です。ただし、録音データの保存先が端末やローカルのストレージに限られるケースが多く、データの一元管理や社内共有がしにくいという課題があります。

一方、クラウド型CTIを導入すれば、通話の録音から保存・管理までを自動化できるほか、通話履歴を顧客情報と紐づけて管理できるため、営業やカスタマーサポートなど幅広い業務での活用が可能になります。また、録音データにアクセスできる権限設定も柔軟に行えるため、セキュリティの確保と業務効率の両立も図れます。

ビジネスフォンや専用機器に搭載されている固定電話の通話録音機能には、「全通話自動録音」や「さかのぼり録音」といった種類があり、目的に応じて適切な録音方式を選ぶことが重要です。

「全通話自動録音」は、その名のとおりすべての通話を自動的に録音する機能で、通話開始と同時に録音が開始されます。顧客対応や業務上のやり取りを漏れなく記録できるため、トラブル対応や業務改善、社員教育の場面でも役立つ録音方法です。

一方、「さかのぼり録音（バッファ録音とも呼ばれる）」は、通話終了後にさかのぼって一定時間分（たとえば30秒～数分）を録音できる機能です。この機能は、録音開始操作を忘れた場合でも、短時間の通話内容であれば後から保存できるため、ヒューマンエラーに強いという特徴があります。

このように、通話録音の目的（例：業務品質の検証、トラブル防止、教育など）に応じて、最適な録音方法を選ぶことがポイントです。ツールや機器の選定時には、それぞれの機能や運用のしやすさもあわせて検討すると良いでしょう。

通話録音を業務で活用する際は、使用するツールにどのような機能が備わっているかを事前に確認することが大切です。録音機能はもちろんのこと、業務効率の向上やサービス品質の向上につながる機能が搭載されているかどうかもチェックポイントとなります。

たとえば、自動文字起こし（音声認識）機能が搭載されたツールであれば、録音データをテキスト化することができ、通話内容を素早く確認・検索できるようになります。議事録作成やクレーム対応の振り返りにも役立つ便利な機能です。

また、通話データへのタグ付け機能があると、録音内容を「クレーム対応」「問い合わせ」「注文内容」などのカテゴリに分類して保存できるため、後から目的の通話を効率よく検索・管理することが可能になります。

このように、単なる録音機能にとどまらず、録音データの活用を前提とした機能が充実しているツールを選ぶことで、通話録音のメリットを最大限に引き出すことができます。導入時には、自社の業務フローや目的に合った機能が備わっているかをしっかり確認しましょう。

固定電話の通話録音を行う場合は、CTIの導入が効果的です。 特におすすめなのが、クラウド型CTIの活用です。クラウド型であれば、オフィスに専用のサーバーや機器を設置する必要がなく、インターネット環境があればすぐに運用を開始できる手軽さが魅力です。

クラウド型CTIの最大のメリットは、録音データや通話履歴にどこからでもアクセスできることです。たとえば、オフィスが複数ある企業でも、録音データをクラウド上で一元管理できるため、情報の共有や確認がスムーズになり、業務の効率化につながります。

さらに、多くのクラウドCTIでは、顧客情報と通話履歴・録音データを紐づけて管理できるCRM連携機能が搭載されており、顧客対応の質を継続的に高めることが可能です。

また、オンプレミス型CTIと比べて、初期費用やランニングコストを抑えやすいのもクラウド型の大きな利点です。システムの保守や更新もベンダー側で行われるため、自社での運用負担も少なく済みます。

迅速かつ柔軟に通話録音環境を整えたい企業にとって、クラウド型CTIは非常に有力な選択肢と言えるでしょう。

クラウド型CTIシステム「Voiper Dial」は、全通話録音、リアルタイムモニタリング、顧客情報管理、NG分析レポート機能など、多彩な機能を搭載しています。

「Voiper Dial」の全通話録音機能では、通話内容の録音やダウンロードが可能です。さらに、オペレーター名、内線番号、外線番号などの情報も表示され、これらの項目で検索が行えるため、業務の効率化やサービス品質の向上に寄与します。

また、リアルタイムモニタリング機能により、オペレーターの稼働状況や通話内容をリアルタイムで把握でき、必要に応じてウィスパー（ささやき）機能を用いた指導も行えます。

通話録音機能に加え、業務効率化につながる多彩な機能を求める企業には、「Voiper Dial」の導入をおすすめします。

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