インサイドセールスで電話をかける時のコツ8選！効率化のポイントも解説

インサイドセールスとは、直訳すると「内勤営業」となり、顧客や見込み客に対して、電話やメール、Web会議システムなどを使って非対面で営業活動を行う手法を指します。

従来の外勤営業（フィールドセールス）が顧客先へ直接訪問するのに対し、インサイドセールスはオフィス内ですべての営業活動を完結させるのが特徴です。主に、マーケティング部門が獲得した見込み客（リード）に対してアプローチし、関係性を構築しながら購買意欲を高め（リードナーチャリング）、最終的に商談の機会を創出して外勤営業へ引き継ぐ、という重要な役割を担います。

移動時間がかからないため、一人で多くの顧客を担当でき、効率的に営業活動を進められる点が「インサイドセールス」の大きなメリットです。

インサイドセールスとテレアポ（テレフォンアポインター）は、どちらも電話を使うため混同されがちですが、その目的と役割は大きく異なります。

テレアポのゴールが「アポイントの獲得」であるのに対し、インサイドセールスのゴールは「質の高い商談を創出し、最終的な受注に繋げること」です。そのため、一方的にアポイントを打診するのではなく、顧客との対話を通じて課題を引き出し、継続的に関係を深めていくことが求められます。

インサイドセールスにおける1日の架電数に明確な正解はありません。扱う商材の単価やターゲットとなる業界、企業の成熟度によって大きく変動するためです。

一般的には、1日に50件～100件程度が一つの目安とされていますが、重要なのは数よりも「質」です。ただ件数をこなすだけの電話は、かえって企業のイメージを損なうことにもなりかねません。

1件1件の電話の前にしっかりと事前準備を行い、目的意識を持って架電することが成功への鍵となります。そのためには、架電数だけでなく、担当者との会話率や有効商談化率といった質の高いKPIを設定し、常に改善を意識することが大切です。

どれだけ質の高いリストやトークスクリプトを用意しても、受付で断られてしまっては意味がありません。ここでは、インサイドセールスの電話が受付を突破できない主な原因を5つ解説します。心当たりがないか、自身の架電スタイルを振り返ってみましょう。

電話は声の印象がすべてです。自信のなさから声が小さくなったり、逆に緊張から早口になったりすると、受付担当者に「怪しい」「頼りない」といったネガティブな印象を与えてしまいます。

聞き取りづらい電話は、それだけで相手にストレスを与え、用件を正確に伝える前に「結構です」と断られる大きな原因となります。

「株式会社〇〇の〇〇と申しますが、〇〇のご担当者様いらっしゃいますでしょうか？」といった、誰もが一度は聞いたことのある典型的な営業トーク。これでは、受付担当者は「また営業電話か」と身構えてしまい、機械的に断る態勢に入ってしまいます。

マニュアル通りの硬い話し方ではなく、自然な会話を意識することが重要です。

担当部署や役職名、氏名がわからないまま「ご担当者様」と呼びかけるのは、準備不足の表れです。受付担当者からすれば、誰宛ての電話かわからないため取り次ぎようがありません。

「どのようなご用件でしょうか？」と質問され、しどろもどろになってしまうケースも多く、結果として「担当者は不在です」と断られる典型的なパターンに陥りがちです。

電話を取った相手がまず知りたいのは「誰が、何の目的でかけてきたのか」です。にもかかわらず、最初に会社名や用件を明確に伝えないと、相手は不信感を抱きます。

特に「〇〇の件でお電話いたしました」のように、相手に心当たりがない曖昧な用件の伝え方は、不審がられて即座に電話を切られる原因になります。

受付担当者を「突破すべき壁」と捉え、高圧的な態度や一方的な要求をするのは最もやってはいけない行為です。受付担当者は、社内に不必要な電話を取り次がないという重要な役割を担っています。

彼ら彼女らの業務に敬意を払わず、ぞんざいな対応をすれば、協力してくれるどころか、むしろ「この電話は絶対に取り次がない」と固くガードされてしまうでしょう。

ここからは、インサイドセールスの電話成功率を飛躍的に高めるための8つのコツを、「事前準備」「トーク術」「マインド」の3つのフェーズに分けて具体的に解説します。

電話をかける前に、相手のことをどれだけ知っているかが勝負を分けます。最低でも以下の情報はリサーチし、相手が抱えているであろう課題の仮説を立てておきましょう。

• 企業の公式ウェブサイト：事業内容、企業理念、沿革、IR情報など
• ニュースリリースやプレスリリース：最近の動向、新サービス、提携情報など
• 採用情報：募集している職種から、企業がどの分野に力を入れようとしているかがわかる
• 担当者のSNS（可能であれば）：個人の関心事や課題意識がわかる場合がある

これらの情報から、「最近、新事業を始めたようだから、〇〇の分野で人手が足りていないのではないか」「DX推進を掲げているが、この部門はまだアナログな業務が多そうだ」といった仮説を立てます。この仮説が、後のトークの質を大きく左右するのです。

行き当たりばったりのトークは失敗のもとです。事前にトークスクリプトを用意することで、話の軸がブレなくなり、自信を持って会話を進められます。

トークスクリプトに盛り込むべき要素

• 挨拶と自己紹介：簡潔かつ明確に名乗る
• 目的の提示：何のために電話したのかを具体的に伝える
• 本題（メリットの提示）：相手にとってのメリットを伝える
• ヒアリング：相手の状況や課題を聞き出す質問
• 切り返しトーク：想定される断り文句への対応策
• クロージング：次のアクション（資料送付、アポイント設定など）を促す

ただし、スクリプトをただ読み上げるだけではいけません。あくまで会話の道筋を示す「地図」として活用し、相手の反応に合わせて柔軟に対応することが重要です。

ターゲットとする企業の業種や職種によって、担当者が電話に出やすい時間帯は異なります。闇雲に電話をかけるのではなく、繋がりやすい時間帯を分析し、戦略的に架電しましょう。

一般的なBtoBにおける繋がりやすい時間帯の例

• 始業直後（9:00〜10:00）：会議などが始まる前の時間帯
• 昼休み明け（13:00〜14:00）：比較的デスクにいる可能性が高い
• 終業間際（16:00〜17:00）：その日の業務が落ち着き、時間に余裕がある場合がある

逆に、月曜の午前中や金曜の午後は週初めのバタつきや週末前の追い込みで忙しいことが多く、避けた方が無難かもしれません。架電結果を記録・分析し、自社にとってのゴールデンタイムを見つけ出す努力を続けましょう。

前述の通り、受付担当者を「突破すべき壁」と考えるのは間違いです。彼ら彼女らは、担当者へスムーズに繋いでくれる「協力者」であり「味方」であると捉えましょう。

「お忙しいところ恐れ入ります」といったクッション言葉を使い、丁寧な言葉遣いを徹底します。威圧的な態度は論外です。誠実で丁寧な対応を心がけることで、「この人なら担当者に繋いでも大丈夫そうだ」という信頼感を得ることができます。

電話口の声は、あなたの印象を決定づける重要な要素です。少し低めのトーンで、ハキハキと、少しゆっくり話すことを意識しましょう。

自信がなさそうにボソボソと話すと、それだけで相手に不安や不信感を与えてしまいます。たとえ新人であっても、会社の代表として電話しているという自覚を持ち、堂々と話すことが大切です。電話をかける前に深呼吸をする、口角を上げて話すなど、自分なりの工夫で自信のある声を演出しましょう。

電話の冒頭では、相手が「この話を聞く価値があるか」を瞬時に判断しています。そこで重要なのが、自社の製品やサービスの話をするのではなく、「この電話が相手にとってどのようなメリットをもたらすのか」を簡潔に伝えることです。

悪い例：「弊社は〇〇という画期的なシステムを開発しまして…」

良い例：「御社の〇〇という事業において、現在発生しているコストを30%削減できる情報がございまして、〇〇ご担当者様にお伝えしたくお電話いたしました。」

事前リサーチで立てた仮説を元に、相手の課題解決に繋がる具体的なメリットを提示することで、相手は初めて「話を聞いてみようか」という気持ちになります。

インサイドセールスは営業トークを披露する場ではありません。相手の現状や課題、ニーズを深く理解するための「ヒアリングの場」です。

オープンクエスチョン（5W1Hを使った質問）とクローズドクエスチョン（はい/いいえで答えられる質問）を使い分けながら、相手が話しやすい雰囲気を作りましょう。相手の話を遮らず、相槌を打ちながら傾聴する姿勢が重要です。相手が7割、自分が3割くらいの会話量を意識すると良いでしょう。

相手から引き出した情報こそが、今後の関係構築において最も価値のある資産となります。

インサイドセールスの電話ですぐに何かを「売ろう」としないでください。初回の電話の目的は、あくまで相手との信頼関係を築き、次のステップに繋げることです。

焦って売り込むと、相手は警戒して心を閉ざしてしまいます。「今回は情報提供だけでも」「まずは課題を伺うだけでも」というスタンスで、長期的な視点に立って関係を構築していくマインドが不可欠です。

この関係構築こそが、質の高い商談を生み出し、最終的な受注へと繋がる土台となります。

個人のスキルアップと並行して、チーム全体でインサイドセールスを効率化していく視点も欠かせません。ここでは、成果を最大化するための3つのポイントをご紹介します。

チームとしてどこを目指すのか、その指標（KPI）を明確にし、全員で共有することが重要です。

インサイドセールスにおけるKPIの例

• 量に関する指標：架電数、コンタクト率（電話が繋がった割合）、担当者会話率
• 質に関する指標：有効商談化率（アポイントのうち、質の高い商談に繋がった割合）、受注率

これらのKPIを定期的に計測・分析し、チーム全体で課題を特定し、改善策を話し合うことで、組織全体のパフォーマンスが向上します。

個人のスキルに依存するのではなく、チーム全体の成功パターンを蓄積し、共有することが効率化の鍵です。そのために、トークスクリプトは非常に有効なツールとなります。

成功したトークや切り返しフレーズなどを随時スクリプトに反映し、常にアップデートしていく仕組みを作りましょう。新人でも早期に戦力化できるだけでなく、チーム全体のトークレベルの底上げに繋がります。定期的にロールプレイングを行い、スクリプトの改善点を洗い出すのも効果的です。

IVR（Interactive Voice Response：自動音声応答）システムは、インサイドセールスの効率を飛躍的に向上させる強力なツールです。

IVRシステムを導入すると、かかってきた電話に対して自動音声が応答し、顧客の用件に応じて適切な担当者へ直接電話を振り分けることができます。これにより、以下のようなメリットが生まれます。

• 担当者への直接接続：受付を介さずに直接担当者へ繋がるため、受付突破のハードルが下がる。
• 機会損失の防止：担当者不在時でも、折り返し連絡の受付や他の担当者への転送などが可能になり、機会損失を防ぐ。
• 顧客満足度の向上：顧客はたらい回しにされることなく、スムーズに目的の担当者と話すことができる。

特に、インサイドセールスからの折り返し電話をIVRで受ける仕組みを構築すれば、顧客が最も関心を持っているタイミングを逃さずにアプローチすることが可能になります。

インサイドセールスの電話業務における「受付突破」や「効率化」といった課題を根本的に解決し、成功確率を高めるためには、IVRシステムの導入が非常に有効な一手となります。

顧客からの能動的なアクションを促し、それを確実に捉える仕組みを構築することで、インサイドセールスの成果は大きく変わるでしょう。

数あるIVRシステムの中でも、インサイドセールスの強化に特におすすめしたいのが、株式会社アライブネットが提供する「Voiper Call」です。

Voiper Callは、インサイドセールスチームの生産性と成果を最大化するために設計されたクラウド型IVRシステムです。場所を選ばずに利用できる柔軟性と、セールス活動を効率化する豊富な機能を備えているため、多くの企業で導入されています。

「Voiper Call」の導入メリット

 プレディクティブ発信による圧倒的な架電効率

システムが自動でリストに発信し、応答があった電話のみをオペレーターに接続する「プレディクティブ発信機能」を搭載。オペレーターが一件ずつ電話をかける手間や、通話が繋がるまでの待ち時間を削減し、顧客との対話に集中できる環境を構築します。これにより、1時間あたりの架電数を大幅に向上させることが可能です。

2. 通話録音とモニタリング機能によるセールス品質の向上

全ての通話を録音できるため、成果の高い担当者のトークを分析し、チーム全体の営業スキル向上や研修に活用できます。また、管理者がオペレーターの通話をリアルタイムで確認できる「モニタリング機能」や、顧客には聞こえないようにアドバイスを送れる「ウィスパー機能」により、即座のフォローアップと質の高い顧客対応を実現します。

3. CRM連携による顧客対応の高度化

Salesforceをはじめとした既存のCRM（顧客管理ツール）と連携が可能です。着信時に顧客情報が自動でポップアップ表示されるため、過去の対応履歴や顧客情報を踏まえた、パーソナライズされた営業活動が行えます。通話後の情報入力も効率化され、データに基づいた戦略的なアプローチを支援します。

4. クラウド型ならではの柔軟な働き方を実現

インターネット環境さえあれば、オフィスだけでなく在宅でのリモートワークも可能です。多様な働き方に対応できるため、優秀な人材の確保や、事業継続計画（BCP）対策としても有効です。初期費用を抑え、席数の増減にも柔軟に対応できるため、スモールスタートでインサイドセールス部門を立ち上げる際にも適しています。

「Voiper Call」の費用

「Voiper Call」は、料金体系の分かりやすさも大きな魅力です。

基本料金（1ブースあたり）

• 初期費用：6,000円（税抜）
• 月額費用：6,000円（税抜）

オプション料金（1ブースあたり）

• プレディクティブダイヤリング：1,500円（税抜）
• 受付機能（着信/外線転送）：1,500円（税抜）

※別途、通話料がかかります。

「Voiper Call」の詳しい機能や費用については、以下のサービスページをご覧ください。

＞＞イン・アウト両対応のCTI「Voiper Call」｜株式会社アライブネット

また、インサイドセールスの受付突破や業務効率化にお悩みの企業様は、アライブネットまでお気軽にご相談ください。

＞＞お問い合わせ｜株式会社アライブネット