IP電話導入のメリットとは？コスト削減と業務効率化の方法もご紹介
「会社の電話業務を効率化したい」
「固定電話の通話料を抑えたい」
こうした悩みには、IP電話の導入が効果的です。
とはいえ、従来の固定電話との違いや、本当にメリットがあるのか不安に感じる方もいるでしょう。この記事では、IP電話の仕組み、導入の利点と注意点、自社に適したサービスの選び方を解説します。
IP電話の特徴を知ることで、具体的な導入効果が見えてきます。コスト削減と業務効率化に向けた一歩として、ぜひご活用ください。
そもそもIP回線とは？従来の電話との仕組みの違いを解説
IP電話は、インターネットプロトコル（Internet Protocol）という通信規格を使って音声を送受信する電話サービスです。
音声を「パケット」と呼ばれる小さなデータに分け、インターネット回線を通じて相手に届けた後、受信側で再び音声に復元して通話が成立します。
2024年1月には、従来の加入電話もIP網へ移行しました。その結果、通話距離に応じて変動していた料金が、全国一律に統一されました。
IP電話サービスは、NTT東日本・西日本のほかにも多くの通信事業者が提供しており、料金体系は各社で異なります。
より安いプランを選べば、従来の電話よりも通話コストを抑えられます。
【法人向け】IP電話を導入する6つのメリット
IP電話を導入すると、企業はコスト削減から業務のあり方まで、さまざまな面でメリットを得られます。
IP電話を導入すると以下の6つのメリットが得られます。
- ベンダーごとの独自サービスでおトクに使える場合がある
- 通話・通信コストを大幅に削減できる
- 電話加入権が必要なく導入できる
- PCや各種システム連携で電話業務が効率化できる
- 場所を選ばず柔軟な働き方に対応できる
- オフィス・従業員の規模に応じて回線数を柔軟に調整できる
それぞれのメリットについて、以下で解説します。
メリット①：ベンダーごとの独自サービスでおトクに使える場合がある
IP電話サービスは、通信事業者からITベンダーまで、非常に多くの企業が参入しています。
そのため、各社が独自の強みやオプションサービスを打ち出しており、競争によって魅力的なプランが数多く存在します。
例えば、特定の携帯キャリアへの通話料が割引になるプランやITシステムと連携できるサービス、高度なセキュリティ機能を標準搭載したサービスなど、その特徴はさまざまです。
自社の業種や使い方に合ったサービスを選べば、従来の加入電話では実現できなかった利便性や、より大きなコストメリットを得られる可能性があります。
メリット②：通話・通信コストを大幅に削減できる
IP電話の最大のメリットは、通話コストを大幅に削減できる点です。
インターネット回線を利用するため、従来の加入電話のように相手との距離によって通話料が変わることがなく、全国一律の料金で通話できます。
実際に、NTTの加入電話とアライブネットのIP電話サービス「AliveLine」の料金を比較してみましょう。
【NTT加入電話（プッシュ回線 事務用の場合）】
- 月額基本料金：2,750円（3級取扱所）、2,640円（2級、1級取扱所）
- 国内固定電話へ：9.35円／3分
- 携帯電話へ：17.6円／1分
【AliveLine（提供例）】
- 月額基本料金：1チャネル 1,200円～
- 国内固定電話へ：7.8円／3分
- 携帯電話へ：12.5円／1分
このように、基本料金・通話料ともにIP電話の方が安価です。
毎日の業務で多くの電話をかける企業ほど、その削減効果は大きくなります。
メリット③：電話加入権が必要なく導入できる
従来の加入電話を新たに設置する場合、「電話加入権」を購入する必要があります。
この権利は、2025年現在で39,600円（税込）と、導入時の大きな負担となっていました。
しかし、IP電話サービスを利用する場合、電話加入権は必要ありません。
導入時にかかるコストを大幅に抑えられるため、特に新規でオフィスを開設する企業や、事業拡大で電話回線を増やしたい中小企業にとって、大きなメリットとなります。
メリット④：PCや各種システム連携で電話業務が効率化できる
IP電話は、PCやさまざまなITシステムと連携させることで、電話業務を飛躍的に効率化できます。
その中核となるのが「CTIシステム」です。
CTIシステムとは、電話とコンピューターを連携させる技術のことで、着信時にPC画面に顧客情報を自動で表示したり、PC上の電話番号をクリックするだけで発信したりできます。
さらに、多くのCTIシステムは、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）との連携も可能です。
CTIシステムとCRMやSFAと連携すれば、電話対応と顧客情報管理が一体化し、より質の高い顧客対応と営業活動を実現します。
メリット⑤：場所を選ばず柔軟な働き方に対応できる
IP電話はインターネット環境さえあれば利用できるため、オフィス以外の場所でも会社の電話番号で発着信が可能です。
専用のアプリをスマートフォンやPCにインストールすれば、自宅やサテライトオフィスが、そのまま会社の電話環境になります。
そのため、テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方と非常に相性が良いです。従業員がどこにいても、顧客や取引先からの電話を逃すことなく対応でき、ビジネスの機会損失を防ぎます。
また、私物のスマートフォンを内線化すれば、会社が業務用端末を用意するコストも削減できます。
メリット⑥：オフィス・従業員の規模に応じて回線数を柔軟に調整できる
企業の成長フェーズにおいて、従業員数の増減やオフィスの移転・増設はつきものです。
IP電話サービス、特にクラウド型のサービスであれば、このような変化に迅速かつ柔軟に対応できます。
例えば、従業員が増えた場合は管理画面からID（利用権）を追加し、減った場合は削除するだけで、簡単に利用規模を調整可能です。従来型の電話のように、物理的な配線工事や機器の増設を待つ必要はありません。
ビジネスの状況に合わせて常に最適な規模で電話システムを運用できるため、無駄なコストをかけずに済みます。
【法人向け】IP電話のを導入する4つのデメリット
多くのメリットがあるIP電話ですが、導入前に知っておくべき以下のデメリットが存在します。
- 通話品質がインターネット環境に左右される
- 停電時に利用できない
- 緊急通報など一部発信できない番号がある
- 既存の電話番号が引き継げない場合がある
それぞれのデメリットについて詳しく解説します。
デメリット①：通話品質がインターネット環境に左右される
IP電話は、インターネット回線を通じて音声データをやり取りするため、その通話品質は利用しているネットワーク環境の安定性に大きく依存します。
社内のネットワークが混雑していたり、Wi-Fiの電波が弱かったりすると、音声が途切れる、遅延する、ノイズが入るといった問題が発生する可能性があります。
ビジネスで利用するうえで、通話品質の低下は致命的です。
対策として、十分な通信速度と安定性をもつ法人向けの光回線サービスを契約したり、特定の通信を優先的に処理するネットワーク機器（QoS機能付きルーター）を導入したりすると効果的です。
デメリット②：停電時に利用できない
従来の加入電話は、電話回線を通じて直接電力が供給されるため、オフィスが停電しても利用できました。
しかし、IP電話を利用するために必要なルーターやVoIPゲートウェイといった機器は、オフィスの電源を使って作動します。
そのため、停電が発生するとこれらの機器の電源が落ちてしまい、IP電話は発着信ともに完全に利用できなくなります。
対策としては、UPS（無停電電源装置）を導入し、停電時にも一定時間、通信機器へ電力を供給できるようにしておくのがおすすめです。
デメリット③：緊急通報など一部発信できない番号がある
IP電話サービスの種類によっては、110番（警察）や119番（消防）、118番（海上保安庁）といった緊急通報に発信できない場合があります。
これは、IP電話が発信元の位置情報を正確に特定するのが難しいためです。
ただし、近年では多くの「0ABJ番号」を利用するIP電話サービス（ひかり電話など）が緊急通話に対応しています。
一方、「050番号」を利用するIP電話サービスでは、緊急通報ができません。
導入を検討しているサービスが緊急通報に対応しているかどうかは、企業の安全確保の観点から必ず事前に確認しましょう。
デメリット④：既存の電話番号が引き継げない場合がある
現在オフィスで利用している電話番号を、IP電話に切り替えた後もそのまま使いたいと考えるのは当然です。
しかし、契約するIP電話サービスの種類や、現在利用している電話番号の取得方法によっては、番号を引き継げない（番号ポータビリティができない）ケースがあります。
特に、従来の加入電話から「050番号」のIP電話へ切り替える場合は、番号を引き継ぐことはできません。
自社の電話番号は重要な資産のため、失わないためにも、検討中のサービスが番号ポータビリティに対応しているか事前に必ず確認しましょう。
【目的別】失敗しないIP電話サービスの選び方
IP電話サービスにはさまざまな種類があり、どのサービスが自社に最適かを見極めるのは簡単ではありません。以下の3つのポイントを意識して自社に合ったIP電話サービスを選びましょう。
- 利用できる電話番号の種類で選ぶ
- 通話品質やサポート体制で選ぶ
- 連携したいシステムとの相性で選ぶ
それぞれの選び方について詳しく解説します。
利用できる電話番号の種類で選ぶ
IP電話で利用できる主な番号は「0ABJ型」と「050型」の2種類です。
0ABJ型は、東京「03」や大阪「06」など、市外局番から始まる番号です。地域に根差した企業としての社会的信用度が高く、多くの場合、緊急通報にも対応しています。
050型は、「050」から始まる11桁の番号です。地域に縛られず全国どこでも利用でき、月額料金が安い傾向にあります。
しかし、番号の引き継ぎができないことや、認知度の問題から信用性に課題がある点などがデメリットです。
企業の信頼性を重視するなら「0ABJ型」、コストや場所の柔軟性を優先するなら「050型」が選択肢となります。
通話品質やサポート体制で選ぶ
ビジネス利用において、通話品質の安定性は譲れないポイントです。
IP電話の音声品質は、総務省が定めた基準によってクラスA〜Cの3段階に分けられています。クラスAが最も高品質（固定電話と同等レベル）とされており、サービスを選ぶ際のひとつの目安になります。
また、万が一のトラブル時に迅速に対応してくれるサポート体制も重要です。
電話やメールでの問い合わせに24時間365日対応しているか、導入時の設定を支援してくれるかなど、サポートの手厚さを確認しましょう。
無料トライアルがあれば、実際に試して品質を確認するのが最も確実です。
連携したいシステムとの相性で選ぶ
IP電話のメリットを最大化するには、他の業務システムとの連携が鍵となります。
すでに社内でCRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）を導入している場合は、検討中のIP電話サービス（またはCTIシステム）が、それらのシステムと連携できるかを確認しましょう。
API連携などが提供されていれば、スムーズにシステム連携できる可能性があります。
システム連携によって、電話対応の品質向上や営業活動の効率化など、単なるコスト削減以上の効果が期待できます。
将来的な拡張性も見据えて、連携のしやすいサービスを選ぶことが重要です。
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まとめ
今回の記事では、IP電話の仕組みからメリット・デメリット、そして自社に合ったサービスの選び方まで解説しました。
IP電話は、インターネット回線を利用することで、従来の加入電話に比べて多くのメリットを提供します。
特に、コスト削減や業務効率化、柔軟な働き方への対応は、多くの中小企業にとって大きな魅力です。
サービスを選ぶ際は、以下の3つのポイントを総合的に判断すると、導入の失敗を防げます。
- 利用できる電話番号の種類で選ぶ
- 通話品質やサポート体制で選ぶ
- 連携したいシステムとの相性で選ぶ
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