法人の通信費を削減する11の方法！コスト削減のための注意点も
企業の利益を最大化するためには、売上向上だけでなく、無駄なコストの削減も非常に重要です。特に、日々の事業活動に欠かせない「通信費」は、多くの企業にとって大きな負担となっています。しかし、通信費は内訳が複雑で、何から手をつければ良いかわからないと感じている担当者の方も多いのではないでしょうか。
実は、通信費は少しの工夫や見直しで、大幅に削減できる可能性を秘めたコストです。
この記事では、法人における通信費の内訳を整理し、今日から始められる具体的なコスト削減方法を11個ご紹介します。さらに、削減を実行する際の注意点も詳しく解説するため、リスクを回避しながら賢く通信費を最適化できます。
自社の通信環境を見直し、経営体質の強化を図るための一歩として、ぜひ本記事をお役立てください。
法人における通信費の種類
一言で「通信費」といっても、その内訳は多岐にわたります。まずは、企業活動においてどのような通信費が発生しているのかを把握することが、コスト削減の第一歩です。主に以下の4つに大別されます。
①固定電話の基本料金や通話料
企業の信頼性の象徴でもある固定電話（ビジネスフォン）は、多くの企業で利用されています。固定電話にかかる費用は、主に毎月定額で発生する「基本料金」と、通話時間や距離に応じて変動する「通話料」で構成されます。
特に、遠方の顧客や取引先との通話が多い場合や、電話営業を行う部署がある場合は、通話料が高額になりがちです。また、複数の回線を契約している場合は、その分だけ基本料金もかかります。
②法人携帯の端末代金やプラン料金
営業担当者をはじめ、多くの従業員に支給される法人携帯（スマートフォン）も通信費の大きな要素です。これには、端末本体の購入費用である「端末代金」と、毎月発生する「プラン料金」が含まれます。
プラン料金は、データ通信量や通話時間、SMSの利用などに応じて様々な種類があります。従業員一人ひとりの利用状況に適したプランを選択できているかどうかが、コストを左右する重要なポイントです。
③インターネット回線の利用料
現代のビジネスにおいて不可欠なインターネット接続にも、もちろん費用が発生します。光回線やADSLなど、契約している回線の種類に応じた「月額利用料」が主な費用です。
また、複数の拠点を持つ企業の場合は、拠点ごとに回線契約が必要となり、その合計金額は決して無視できません。快適な通信速度を維持しつつ、コストを最適化するバランス感覚が求められます。
④クラウドサービスやサーバーの利用料
近年、業務効率化のために多くの企業が導入しているクラウドサービス（SaaS）や、自社で運用するサーバーの維持・管理費用も通信費に含まれます。Web会議システム、ビジネスチャットツール、ファイル共有サービス、勤怠管理システムなど、利用するサービスが増えるほど月額利用料は増加します。
また、自社サーバーを運用している場合は、データセンターの利用料や保守費用なども考慮に入れる必要があります。
企業が通信費を削減する11の方法
自社で発生している通信費の種類を把握できたら、次はいよいよ具体的な削減方法を検討していきましょう。ここでは、効果の高い11の施策を詳しくご紹介します。
削減方法①法人携帯の料金プランを見直す
最も手軽かつ効果的な方法の一つが、法人携帯の料金プランの見直しです。まずは、各従業員の過去数ヶ月分のデータ通信量や通話時間を詳細に確認しましょう。もし、契約しているプランのデータ容量を大幅に余らせていたり、逆に超過して追加料金を支払っている従業員が多い場合は、プランが利用実態に合っていない証拠です。
キャリアの担当者に相談し、従業員一人ひとりの利用状況に合わせた最適なプランに変更するだけで、月々の支払額を大幅に削減できる可能性があります。また、通話が多い従業員向けには「かけ放題オプション」を追加するなど、オプションを柔軟に活用することも有効です。
削減方法②不要なオプションや契約を解約する
契約時に必要だと思って追加したものの、現在ではほとんど使われていないオプションサービスはありませんか？留守番電話サービス、キャッチホン、セキュリティソフトなど、利用頻度の低いオプションは解約を検討しましょう。一つひとつの料金は少額でも、契約台数分が毎月積み重なると大きな金額になります。
同様に、退職した従業員の携帯契約や、使用していないインターネット回線などが放置されていないかも確認が必要です。定期的に契約内容を棚卸しする習慣をつけることが大切です。
削減方法③固定電話をクラウドPBXに切り替える
従来のオフィスに設置するビジネスフォン（PBX）は、機器の購入費用や設置工事費、メンテナンス費用など多くのコストがかかります。そこでおすすめなのが、PBX（電話交換機）の機能をクラウド上で提供する「クラウドPBX」への切り替えです。
クラウドPBXは、物理的な機器が不要なため初期費用を大幅に抑えられるほか、インターネット回線を利用するため、固定電話機だけでなくスマートフォンやPCでも会社の番号で発着信が可能になります。これにより、場所を選ばない柔軟な働き方を実現しつつ、通信コストの削減が期待できます。
クラウドPBXについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
削減方法④複数の通信サービスを一つにまとめる
携帯電話、インターネット回線、固定電話など、それぞれの通信サービスを異なる事業者で契約している場合、それらを一つの事業者にまとめる「セット割」などを活用することで、料金が割引されることがあります。
また、請求書が一つにまとまることで、経理処理の手間が省けるというメリットも享受可能です。各通信キャリアが提供している法人向けのセットプランを比較検討し、自社にとって最もメリットの大きい組み合わせを探してみましょう。
削減方法⑤オンライン会議システムを積極的に活用する
遠方の拠点との会議や、取引先との打ち合わせのために発生する出張費や移動時間は、企業にとって大きなコストです。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsといったオンライン会議システムを積極的に活用することで、これらのコストを大幅に削減できます。
移動時間がなくなることで、従業員は他の業務に時間を充てることができ、生産性の向上にも繋がります。また、資料も画面共有で済むため、印刷コストの削減にも貢献します。
削減方法⑥ペーパーレス化を進めFAX利用を減らす
まだまだ多くの企業で利用されているFAXですが、送受信には通信料がかかる上、紙やインク・トナー代も必要です。契約書や請求書などのやり取りを、PDFなどの電子データに切り替え、メールやクラウドストレージサービスを活用する「ペーパーレス化」を進めることで、これらのコストをまとめて削減できます。
近年では、受信したFAXを自動でPDF化し、指定のメールアドレスに転送してくれる「インターネットFAX」というサービスもあります。こうしたサービスを活用すれば、オフィスにいなくてもFAX内容を確認でき、業務効率化にも繋がります。
削減方法⑦アウトソーシング（外部委託）を検討する
通信費の管理や見直しには、専門的な知識が必要です。もし、自社内に適切な担当者がいない場合や、コア業務が忙しく手が回らない場合は、通信費のコンサルティングや管理業務を専門業者にアウトソーシング（外部委託）するのも一つの手です。
通信費の削減をアウトソーシング（外部委託）することで、プロの視点から無駄なコストを洗い出し、最適なプランやサービスを提案してくれるため、自社で取り組むよりも効率的かつ効果的にコスト削減を実現できる可能性があります。手数料はかかりますが、削減額がそれを上回るケースも少なくありません。
削減方法⑧中古の法人携帯やスマホを導入する
従業員の入社や機種変更の際に、新品のスマートフォン端末を都度購入していると、端末代金が大きな負担となります。そこで検討したいのが、中古端末（リファービッシュ品など）の導入です。
リファービッシュ品をはじめとした、専門業者がクリーニングや動作確認を行った品質の高い中古端末であれば、新品同様に問題なく使用でき、端末の購入費用を半分以下に抑えることも可能です。特に、一度に多くの台数が必要になる場合に効果的な方法であると言えるでしょう。
削減方法⑨従業員への適切な利用ルールを徹底する
会社から支給された携帯電話の私的利用や、業務に不要な大容量データのダウンロードなどは、通信費を増大させる原因となります。こうした事態を防ぐために、法人携帯の利用に関する明確なルールを策定し、従業員に周知徹底することが重要です。
例えば、「私的利用の禁止」「業務外サイトへのアクセスの制限」「大容量データのダウンロードはWi-Fi環境で行う」といったルールを設けることで、従業員のコスト意識を高め、無駄な通信費の発生を防ぐことができます。
削減方法⑩通信費の一括管理サービスを導入する
複数のキャリアやサービスを利用していると、請求書がバラバラに届き、管理が煩雑になりがちです。どの費用がどこで発生しているのかを正確に把握できなければ、的確なコスト削減策を打つことはできません。
通信費の一括管理サービスを導入すれば、すべての請求書をデータで一元管理し、通信費の全体像を「見える化」できます。これにより、無駄なコストの発見が容易になり、管理業務の効率化にも繋がります。
削減方法⑪通話料金が安いIP電話へ乗り換える
固定電話の通話料を根本から見直したいなら、インターネット回線を利用して通話する「IP電話」への乗り換えが非常に効果的です。IP電話は、従来の電話回線に比べて基本料金・通話料ともに安価に設定されているのが大きな特徴です。
IP電話の仕組みやメリットについて詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
＞＞IP回線とは？光回線・アナログ回線との違いと導入メリットを解説
特に、弊社アライブネットが提供するIP電話サービス「Alive Line」は、高品質な音声通話でありながら、業界最安クラスの料金体系を実現しています。AliveLineを利用すれば、固定電話と比べて毎月の通話料を70％〜20％カットできます。
具体的には、1分あたりの通話料が2.6円～（秒課金プランは0.06円～）、携帯電話への通話でも1分あたり12.5円～（秒課金プランは0.25円～）の低コストを実現しているため、通話コストを大幅に削減することが可能です。
「Alive Line」について詳しくは、以下のページをご覧ください。
企業で通信コストを削減する際の注意点
通信費の削減は多くのメリットをもたらしますが、進め方を誤ると業務に支障をきたす可能性もあります。ここでは、コスト削減に取り組む際に必ず押さえておきたい4つの注意点を解説します。
注意点①通信品質を落とし業務に支障が出ないか
コスト削減を重視するあまり、極端に安いプランやサービスに切り替えた結果、通信速度が遅くなったり、音声が途切れたりするようでは本末転倒です。特に、オンライン会議や大容量データの送受信が頻繁に発生する業務では、通信品質の低下が生産性の悪化に直結します。
新しいサービスを導入する際は、無料トライアルなどを活用して、事前に通信品質や使い勝手を確認することが重要です。
注意点②セキュリティ対策が脆弱にならないか
安価なサービスの中には、セキュリティ対策が不十分なものも存在します。通信環境の変更に伴い、ウイルス感染や情報漏洩のリスクが高まることのないよう、サービスのセキュリティレベルは必ず確認しましょう。
ファイアウォールや暗号化技術、アクセス制限機能など、企業の機密情報を守るためのセキュリティ機能が十分に備わっているか、信頼できる事業者であるかを慎重に見極める必要があります。
注意点③従業員の負担や不満が増えないか
新しいツールの導入や利用ルールの変更は、従業員にとって新たな負担となる可能性があります。操作方法が複雑であったり、手続きが面倒であったりすると、現場の混乱を招き、かえって業務効率が低下してしまうかもしれません。
利用ルールの導入前には従業員への十分な説明会を実施したり、分かりやすいマニュアルを用意したりするなど、スムーズな移行をサポートする体制を整えることが大切です。従業員の理解と協力を得ながら進めることが、削減を成功させる鍵となります。
注意点④解約による違約金が発生しないか
現在利用しているサービスの契約期間を確認せずに解約してしまうと、高額な違約金や解約金が発生する可能性があります。特に、携帯電話の「2年縛り」のような契約には注意が必要です。
通信サービスの切り替えを検討する際は、必ず事前に契約内容を確認し、「更新月」など違約金が発生しないタイミングを狙って手続きを進めましょう。目先のコスト削減額よりも違約金の方が高くなってしまっては意味がありません。
企業の通信コスト削減ならAlive Line
この記事では、法人における通信費の種類から、具体的な削減方法、注意点までを詳しく解説しました。
通信費の削減は、一度見直しを行えばその効果が継続的に続く、非常に費用対効果の高い施策です。今回ご紹介した11の方法の中から、自社で取り組みやすいものから始めてみてはいかがでしょうか。
特に、固定電話のコストが負担になっている企業様には、高品質・低価格なIP電話サービスAlive Lineへの乗り換えを強くおすすめします。
- 業界最安クラスの通話料で、通信費を65%削減した実績あり
- 番号毎に課金形態（秒課金／分課金）を選択可能
- 現在お使いのCTIやPBXはそのままで、AliveLineのみの導入にも対応
Alive Lineなら、通信品質やセキュリティを維持したまま、安全かつ確実に通信費を削減できます。専門のスタッフがお客様の状況を丁寧にヒアリングし、最適なプランをご提案いたします。
通信費の削減・見直しに関するご相談や、Alive Lineのサービス詳細については、以下のサービスページをご覧いただくか、アライブネットまでお気軽にお問い合わせください。
