フリーアドレスのオフィス電話はどうする？固定電話の代わりになる方法とおすすめを解説
フリーアドレスを導入したオフィスで意外と悩みの種になるのが、固定電話の扱いではないでしょうか。
「席が決まらないのに固定電話機をどこへ置くべき？」
「担当者への取次ぎが煩雑になった……」
といった声も多く、フリーアドレスのメリットである柔軟な働き方が、固定電話のせいで滞ってしまうケースもあります。
この記事では、フリーアドレスのオフィスで固定電話をどうするべきかについて、固定電話が抱える問題から具体的な対応方法、クラウド電話を導入するメリットまで整理して解説していきます。
フリーアドレスのオフィス電話はどうする？
まずは、フリーアドレスのオフィスで固定電話をどう扱うのが主流になっているのか、基本的な方向性から確認していきます。
結論：固定電話機を撤去し、スマホ・PCを内線化するのが主流
フリーアドレスの電話対応の結論は、固定電話機を撤去し、スマートフォンやパソコンを内線化して使うことです。
席にひもづく固定電話機をなくし、社員一人ひとりが持つスマホやパソコンを電話端末として使えば、どの席に座っても電話を受けたり、かけたりすることができます。フリーアドレスの「席に縛られない」という思想と、電話運用を一致させるのがポイントです。
席ごとに電話機を用意する発想から、人ごとにアプリで電話を持つ発想へ切り替えることが、フリーアドレス成功の鍵になります。電話機という物理的なモノを減らすほど、オフィスのレイアウトも自由になり、フリーアドレス本来の身軽さを活かすことができるでしょう。
「人に番号を紐づける」とフリーアドレスでも電話対応に困らない
発想を切り替えて、電話番号を「席」ではなく「人」に紐づけると、フリーアドレスでも電話対応に困らなくなります。
従来の固定電話は「席に番号がある」状態でしたが、クラウド電話では「人に番号がある」状態です。社員がどこに座っていても自分宛ての電話を受けられ、取次ぎもアプリ上で完結するため、固定席を前提としないオフィスでもスムーズに運用できます。
社員にとっても、自分の番号が常に手元のスマホにある状態になるため、席を移動するたびに電話環境を気にする必要がなくなります。来客や会議で席を離れていても、相手にはいつもの会社番号で対応でき、取引先に在席状況を意識させずに済むでしょう。
フリーアドレスで固定電話が抱える3つの問題
解決策を見る前に、フリーアドレスのオフィスで固定電話が抱えがちな3つの問題を整理しておきましょう。
①席が固定されず固定電話機を割り当てられない
フリーアドレス導入時に固定電話が抱える最大の問題が、席が決まらないため、固定電話機を誰のどの席に置くか決められないという点です。
毎日座る場所が変わるフリーアドレスでは、特定の席に電話機を据え付ける従来の運用が成り立ちません。共用の電話機を置いても「自分宛ての電話かどうか分からない」という新たな問題が生じてしまいます。
結局、誰のための電話機なのかが曖昧になり、設置した固定電話機がオフィスの片隅で使われないまま放置される、ということも起こりがちです。誰の電話か分からない状態は、かかってきた電話を結局誰も取らない、という事態にもつながってしまいます。
②取次ぎ・転送が煩雑で担当者につながりにくい
固定電話機が共用になると、担当者がどこに座っているか分からず、取次ぎや転送が煩雑になりやすい点も、フリーアドレスの問題点として挙げられます。
具体的には、「○○はどの席にいますか」と社内を探し回ったり、口頭で伝言を回したりする手間が増え、結果として取引先を待たせることにも繋がります。担当者になかなかつながらない状態は、顧客満足度の低下にも直結してしまうでしょう。
③電話機・配線がレイアウト変更や増床の妨げになる
固定電話機とその配線は、レイアウト変更や増床のたびに引き直しが必要で、柔軟なオフィス運用の妨げになりやすい点も注意が必要です。
フリーアドレスは、組織の変化に合わせてレイアウトを柔軟に変えられることが利点です。ところが、電話の配線が床下や壁に固定されていると、模様替えや拡張のたびに工事が発生し、せっかくの柔軟性が損なわれてしまいます。
フリーアドレスの電話対応3つの方法（比較表付き）
ここからは、フリーアドレスで電話対応をする3つの方法を比較していきます。まずは全体像を表で確認しましょう。
| 方法 | 概要 | 番号そのまま | 席に依存しない | レイアウト変更への強さ |
|---|---|---|---|---|
| 子機・PHSを持ち歩く | 旧来型。台数や電波範囲に限界 | △ | △ | 弱い |
| クラウドPBX＋アプリ | スマホアプリで内線化 | ○ | ○ | 強い |
| クラウド回線 | スマホ・PCを会社の電話に | ○（番号ポータビリティ） | ○ | 強い |
結論としては、番号をそのまま使えて席にも縛られず、レイアウト変更にも強いクラウド回線とクラウドPBXの組み合わせが、フリーアドレスとの相性が最も良い方法です。順に見ていきましょう。
①ビジネスホンの子機・PHSを持ち歩く（旧来型・台数や圏内に限界）
従来からある方法が、ビジネスホンの子機やPHSを社員が持ち歩く運用です。
既存のビジネスホンを活かせる一方で、子機の台数には限りがあり、人数分を用意するのは現実的ではありません。また、電波の届く範囲がオフィス内に限られ、外出先や在宅では使えないため、働き方の柔軟性という点では物足りなさが残ります。フリーアドレスの本格運用には力不足になりがちな方法です。
②クラウドPBX＋スマホアプリで内線化する
続けてご紹介するのが、クラウドPBXを導入し、スマホアプリを使って社員の端末を内線化する方法です。
クラウドPBXのVoiper PBXのような仕組みを使うと、スマートフォンに専用アプリを入れるだけで内線通話や取次ぎ、転送がアプリ上で完結します。
席を移動しても、外出していても同じように電話を扱えるため、フリーアドレスとの相性は良好です。また、既存のビジネスホンの主装置も不要になります。ビジネスホンの買い替え時期に合わせて移行すれば、無駄なく新しい電話環境へ切り替えられるでしょう。
③クラウド回線でスマホ・PCを会社の電話にする（番号そのまま・発着信可）
クラウド回線を使えば、会社の番号そのままで、スマホやパソコンから発着信ができます。
アライブネットがご提供するAlive Line ⁺Plusは、市外局番付きの0AB-J番号を引き継いで利用できるクラウド回線サービスです。Alive Line ⁺Plusに内線化や取次ぎを担うクラウドPBXのVoiper PBXを組み合わせることで、フリーアドレスに最適な電話環境を構築することが可能です。
PBXの仕組みについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
フリーアドレスでクラウド電話を導入する3つのメリット
ここからは、フリーアドレスのオフィスでクラウド電話を導入することで得られる3つのメリットを解説していきます。
①席に縛られず個人のスマホ・PCで会社番号を発着信できる
フリーアドレスでクラウド電話を導入する最大のメリットは、席に縛られず、個人のスマホやパソコンで会社の番号を発着信できることです。
たとえば、クラウド回線サービスのAlive Line ⁺Plusを使えば、どの席に座っていても、また外出中でも会社の番号で電話を扱えます。フリーアドレスで毎日座る場所が変わっても、自分宛ての電話を確実に受けられるでしょう。
急な来客対応で別の階に移動していても、手元のスマホで会社の電話を受けられるのは大きなメリットです。また、外回りや出張が多い社員も外出先からそのまま会社の番号で発着信できるため、オフィスに戻ってから折り返す手間もかかりません。
②内線・転送・取り次ぎがアプリで完結し業務がスムーズ
クラウド電話なら、内線通話・転送・取次ぎがすべてアプリ上で完結し、業務がスムーズになります。
この内線化や取次ぎは、クラウド回線サービスのAlive Line ⁺PlusにクラウドPBXのVoiper PBXを組み合わせることで実現する機能です。担当者の席を探し回る必要がなくなり、アプリ上のワンタップで取次ぎが完了するため、フリーアドレスでも取次ぎの煩雑さに悩まされなくなります。
また、誰が在席しているか、手が空いているかをアプリ上で確認できる仕組みもあり、取次ぎ先を探す時間そのものを短縮できます。
③レイアウト変更・増床・拠点追加にも柔軟に対応できる
クラウド電話は、レイアウト変更や増床、拠点の追加にも配線工事なしで柔軟に対応できます。
電話の機能がクラウド側にあるため、席のレイアウトを変えても電話の引き直しは不要です。増床や新拠点の追加もアカウントを増やすだけで対応でき、組織の変化に合わせてオフィスを自由に設計できるでしょう。
事業の拡大や組織変更が多い企業ほど、配線にしばられないクラウド電話の柔軟性は大きな強みになるはずです。フリーアドレスに合った電話環境をどう整えるか相談したい場合は、アライブネットへお気軽にご相談ください。
なお、複数拠点の統合や柔軟な運用について詳しくは、以下の記事をご覧ください。
フリーアドレスの電話に関するよくある質問
ここからは、フリーアドレスの電話についてよく寄せられる質問にお答えしていきます。
Q1.フリーアドレスでも会社の固定電話番号はそのまま使える？
はい、番号ポータビリティを使えば今の固定電話番号をそのまま使えます。市外局番付きの0AB-J番号を引き継いでクラウド化できるため、取引先に番号変更を知らせる必要はありません。
また、電話番号が変わらなければ、ホームページや名刺、各種登録情報を修正する手間も発生しません。
Q2.私用スマホを使う場合、電話番号やプライバシーは守られる？
はい、専用アプリ経由で会社の番号を使うため、私用の番号は相手に表示されません。業務通話と私用通話を分けて扱えるので、私物のスマホを業務に使ってもプライバシーは守られます。
また、会社が貸与する番号と個人の番号を明確に分けられるので、社員も安心して自分の端末を業務に使えます。
Q3.導入にあたって工事や大きな初期費用は必要？
いいえ、クラウド電話は大がかりな配線工事を伴わずに導入できます。主装置の設置も不要なため、従来のビジネスホンに比べて初期費用を抑えやすいのが特徴です。
まずは一部の部署からスモールスタートで導入し、運用を確かめながら全社へ広げることも可能です。
フリーアドレスの電話ならAlive Line ⁺Plus＋Voiper PBX
フリーアドレスのオフィスでは、内線化や取次ぎが運用の本筋になります。そのため、クラウド回線サービスのAlive Line ⁺Plusと、クラウドPBXのVoiper PBXを組み合わせて導入するのがおすすめです。
Alive Line ⁺Plus＋Voiper PBXのメリット
フリーアドレスのオフィスには、クラウド回線サービスのAlive Line ⁺PlusとクラウドPBXのVoiper PBXを組み合わせた導入がおすすめです。主なメリットは以下のとおりです。
席に縛られず会社の番号で発着信できる
クラウド回線サービスのAlive Line ⁺Plusにより、どの席に座っても、外出していてもスマホやパソコンから会社の番号で発着信できます。フリーアドレスで毎日座る場所が変わっても困りません。
内線・転送・取次ぎがアプリで完結する
Alive Line ⁺PlusとVoiper PBX（クラウドPBX）の連携で、内線通話や転送、取次ぎがすべてアプリ上で完結します。そのため、担当者の席を探し回る必要がなくなります。
今の番号はそのまま、レイアウト変更にも柔軟
番号ポータビリティで今の市外局番つき電話番号を引き継げるうえ、電話の機能がクラウド側にあるため、レイアウト変更や増床のたびの配線工事も不要です。
複数人での同時着信や通話録音にも対応できる
Alive Line ⁺PlusとVoiper PBX（クラウドPBX）の連携により、、1本の着信を複数人で同時に受けたり、通話を録音したりできます。フリーアドレスで担当者の席が固定されなくても、チームで電話を分担し、対応品質を保てます。
Alive Line ⁺Plus＋Voiper PBXの料金
Alive Line ⁺PlusとVoiper PBXの料金は、それぞれ以下のとおりです。
Alive Line ⁺Plus（クラウド回線サービス）
- 基本工事費：5,500円（税込）／付加工事費：2,200円（税込・1作業）
- 基本料金：1,320円（税込・1チャネル）／追加番号：220円（税込・1番号）
- 通話料金：固定電話宛 8.8円（税込）／3分、携帯電話宛 13.2円（税込）／1分
Voiper PBX（クラウドPBX）
- 初期費用・月額ともに1内線あたり2,200円（税込）のシンプルな料金体系
- 通話録音の時間追加は1単位（500分）あたり1,100円（税込）／月
- 最短7営業日での導入にも対応
※詳細はアライブネットまでお問い合わせください。
フリーアドレス導入後の、オフィスの電話環境についてのご相談・お見積もりは、アライブネットまでお気軽にお問い合わせください。
